Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Levinus Consulting
Inhaber: Marcel Meyer
Südstraße 31, Block C-29
47475 Kamp-Lintfort

Telefon: 0160 1884377
E-Mail: datenschutz@levinus-consulting.de

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht benannt.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit:

• dem Besuch dieser Website,
• Kontakt- und Terminanfragen,
• der Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern,
• der Vorbereitung und Durchführung von Verträgen,
• der Abrechnung meiner Leistungen sowie
• dem Einsatz interner Verwaltungssysteme.

Soweit ich personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung eines Kunden verarbeite, handelt der jeweilige Kunde als Verantwortlicher und ich als Auftragsverarbeiter. Einzelheiten werden in diesem Fall in einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geregelt.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, gehostet. Beim Aufruf der Website verarbeitet IONOS insbesondere:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite oder Datei,
• übertragene Datenmenge,
• Referrer-URL,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem sowie
• technische Status- und Fehlerdaten.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website bereitzustellen, ihre Stabilität zu gewährleisten und Angriffe oder technische Störungen erkennen zu können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Die Server-Logfiles werden von IONOS nach Maßgabe des dortigen Löschkonzepts kurzfristig gelöscht; eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn sicherheitsrelevante Ereignisse dies erfordern.

Mit IONOS besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Weitere Informationen: ionos.de/terms-gtc/terms-privacy

4. Kontaktaufnahme und Kontaktformular

Wenn Sie mich per Kontaktformular, E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeite ich die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Hierzu können insbesondere gehören:

• Name,
• Unternehmen,
• Anschrift,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• Art und Inhalt der Anfrage,
• Kommunikationsinhalte sowie
• technische und zeitliche Angaben zur Kontaktaufnahme.

Pflichtangaben im Kontaktformular sind Name, E-Mail-Adresse und Nachricht. Weitere Angaben sind freiwillig.

Geht es um die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern eines Unternehmens und bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und einer nachvollziehbaren Kommunikation.

Die Benachrichtigung über das Kontaktformular wird auf meinem eigenen Webspace erzeugt und über Microsoft 365 an mein geschäftliches Postfach übermittelt. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Mit Microsoft besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung auf Grundlage des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum. Weitere Informationen: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Führt eine Anfrage nicht zu einer Geschäftsbeziehung, werden die gespeicherten Kontaktdaten grundsätzlich zwölf Monate nach dem letzten Kontakt einer Löschprüfung unterzogen und gelöscht, sofern keine rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

5. Kontakt über WhatsApp

Alternativ können Sie mich über WhatsApp kontaktieren. Die Schaltfläche auf meiner Kontaktseite ist ein einfacher Link: Beim bloßen Betrachten der Seite findet keine Verbindung zu WhatsApp statt. Erst wenn Sie die Schaltfläche aktiv anklicken und mir über WhatsApp schreiben, werden Ihre Daten (insbesondere Ihre Telefonnummer, Ihr Profilname und der Nachrichteninhalt) durch WhatsApp verarbeitet.

Anbieter ist die WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland, ein Unternehmen der Meta-Gruppe; eine Übermittlung von Daten in die USA und andere Drittländer ist dabei nicht ausgeschlossen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Näheres entnehmen Sie der Datenschutzrichtlinie von WhatsApp. Wenn Sie diese Verarbeitung nicht wünschen, nutzen Sie bitte einen der anderen Kontaktwege.

6. Kundenverwaltung im CRM

Daten aus Anfragen und Geschäftsbeziehungen werden in meinem selbst betriebenen Kundenverwaltungssystem verarbeitet. Das CRM wird auf Systemen der IONOS SE betrieben; ein direkter öffentlicher Zugriff auf gespeicherte Kundendokumente ist nicht vorgesehen. Im CRM können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stamm- und Kontaktdaten,
• Unternehmen und Ansprechpartner,
• Kommunikationshistorie,
• Anfragen und Aktivitäten,
• Angebots-, Auftrags- und Rechnungsreferenzen,
• Beratungs- und Projektstände,
• hochgeladene Dokumente sowie
• interne Notizen und Zuordnungsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt bei natürlichen Vertragspartnern auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern von Unternehmen erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse besteht in einer ordnungsgemäßen, nachvollziehbaren und effizienten Kunden- und Projektverwaltung.

7. Online-Terminbuchung über Microsoft Bookings

Für die Online-Terminbuchung nutze ich Microsoft Bookings, einen Dienst meines Microsoft-365-Pakets. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Die Buchungsseite wird nicht bereits beim normalen Aufruf der Website geladen: Erst wenn Sie die Terminbuchung aktiv öffnen, wird eine Verbindung zu Microsoft hergestellt. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Name,
• E-Mail-Adresse,
• ausgewählter Termin,
• Zeitzone,
• freiwillige Mitteilungen,
• technische Geräte- und Browserdaten sowie
• Nutzungs- und Protokolldaten.

Die Verarbeitung der Buchungsdaten erfolgt zur Vorbereitung oder Durchführung eines Termins auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Ansprechpartnern eines Unternehmens zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit Microsoft Bookings beim Laden technisch nicht erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzt, dürfen diese nur nach Ihrer Einwilligung verwendet werden. Rechtsgrundlagen sind in diesem Fall Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen meines bestehenden Microsoft-365-Vertrags; mit Microsoft besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung auf Grundlage des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum. Weitere Informationen: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

8. Microsoft Teams bei gebuchten Terminen

Microsoft Bookings ist mit meinem Microsoft-365-Kalender und Microsoft Teams verknüpft. Bei der Buchung eines Online-Termins wird automatisch eine Microsoft-Teams-Besprechung angelegt. Dabei werden insbesondere folgende Angaben an Microsoft übermittelt:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Termin und Uhrzeit,
• Besprechungskennung sowie
• technische Verbindungs- und Nutzungsdaten.

Wenn Sie an einer Teams-Besprechung teilnehmen, können abhängig von Ihrer Nutzung zusätzlich Audio-, Video-, Chat- oder Bildschirmfreigabeinhalte verarbeitet werden. Eine Aufzeichnung erfolgt durch mich nicht, sofern dies nicht vorher ausdrücklich angekündigt und auf eine entsprechende Rechtsgrundlage gestützt wird.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des gewünschten Termins auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei Ansprechpartnern eines Unternehmens auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited. Mit Microsoft besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Weitere Informationen: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

9. Angebote, Verträge und Projektabwicklung

Im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen verarbeite ich insbesondere:

• Stamm- und Kontaktdaten,
• Unternehmens- und Ansprechpartnerdaten,
• Angebots- und Vertragsdaten,
• Projekt- und Kommunikationsinhalte,
• vereinbarte Leistungen,
• Termine,
• Dokumente und Arbeitsergebnisse sowie
• Zahlungs- und Abrechnungsdaten.

Bei natürlichen Vertragspartnern erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Daten von Ansprechpartnern eines Unternehmens verarbeite ich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mein berechtigtes Interesse besteht in der Anbahnung, Durchführung und Dokumentation der Geschäftsbeziehung.

10. Angebote, Rechnungen und Buchhaltung mit Lexware Office

Für Angebote, Rechnungen und buchhalterische Vorgänge nutze ich Lexware Office. Anbieter ist die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg. Zwischen meinem CRM und Lexware Office besteht eine technische Schnittstelle für den erforderlichen Import und Export kaufmännischer Daten. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name und Unternehmen,
• Anschrift und Kontaktdaten,
• Kunden- und Vorgangsnummern,
• Angebots-, Auftrags- und Rechnungsdaten,
• Zahlungsinformationen,
• Buchungsdaten sowie
• steuerlich relevante Belege.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und zur Erfüllung gesetzlicher handels- und steuerrechtlicher Pflichten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Mit Lexware besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Weitere Informationen: lexware.de/datenschutz

11. Cookies, Analyse und externe Inhalte

Beim normalen Aufruf meiner Website werden keine Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste eingesetzt. Es findet keine Auswertung Ihres Nutzungsverhaltens zu Werbezwecken statt. Schriftarten und sonstige grundlegende Websitebestandteile werden von meinem eigenen Webserver bereitgestellt.

Eine Verbindung zu Microsoft Bookings und Microsoft Teams entsteht erst, wenn Sie die Terminbuchung aktiv öffnen oder an einem vereinbarten Teams-Termin teilnehmen; eine Verbindung zu WhatsApp erst, wenn Sie die WhatsApp-Schaltfläche aktiv anklicken.

Ein allgemeiner Cookie-Banner ist nicht erforderlich, solange beim normalen Websiteaufruf keine einwilligungspflichtigen Cookies oder vergleichbaren Technologien eingesetzt werden. Sollten zukünftig entsprechende Dienste eingebunden werden, wird die Einwilligungsverwaltung vor deren Aktivierung angepasst.

12. Empfänger personenbezogener Daten

Abhängig vom jeweiligen Vorgang können personenbezogene Daten insbesondere an folgende Empfänger übermittelt werden:

• IONOS SE,
• Microsoft Ireland Operations Limited,
• WhatsApp Ireland Limited (nur bei Kontaktaufnahme über WhatsApp),
• Haufe-Lexware GmbH & Co. KG,
• Banken und Zahlungsdienstleister,
• Steuerberatung und Finanzverwaltung sowie
• sonstige Stellen, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie der Übermittlung zugestimmt haben.

Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn sie für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist.

13. Drittlandübermittlungen

Einige eingesetzte Anbieter gehören zu international tätigen Unternehmensgruppen. Deshalb können Zugriffe oder Verarbeitungen außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nicht allein durch die Auswahl einer europäischen Serverregion ausgeschlossen werden.

Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO. Als Grundlage kommen insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, eine gültige Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln einschließlich erforderlicher ergänzender Schutzmaßnahmen in Betracht.

14. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der jeweilige Verarbeitungszweck entfällt und keine gesetzlichen, vertraglichen oder sicherheitsbezogenen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Dabei gelten insbesondere folgende Grundsätze:

• erfolglose Kontakt- und Interessentenanfragen: grundsätzlich Löschprüfung zwölf Monate nach dem letzten Kontakt,
• nicht aufbewahrungspflichtige Geschäftskommunikation: grundsätzlich zwölf Monate nach Abschluss des Vorgangs,
• Handels- und Geschäftsbriefe: grundsätzlich sechs Jahre,
• Buchungsbelege und Rechnungen: grundsätzlich acht Jahre,
• Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse: grundsätzlich zehn Jahre,
• CRM- und Projektunterlagen: bis zum Ende der Geschäftsbeziehung beziehungsweise bis zum Wegfall des jeweiligen Zwecks, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Die Fristen beginnen nach Maßgabe der jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften.

15. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO.

Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Mitteilung an: datenschutz@levinus-consulting.de

16. Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Ich verarbeite die betreffenden Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, ich kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

17. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Levinus Consulting ist grundsätzlich folgende Aufsichtsbehörde zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
ldi.nrw.de

18. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Bestimmte personenbezogene Daten werden benötigt, um Anfragen zu bearbeiten, Angebote zu erstellen oder Verträge durchzuführen. Ohne die erforderlichen Angaben kann die gewünschte Anfrage, Terminbuchung oder Leistung gegebenenfalls nicht bearbeitet beziehungsweise erbracht werden.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

19. Postalische Direktwerbung an Unternehmen

Ich schreibe von Zeit zu Zeit Unternehmen und Freiberufler in meiner Region per Post an, um meine Leistungen vorzustellen. Wenn Sie einen solchen Brief von mir erhalten haben, finden Sie die Informationen nach Art. 14 DSGVO zu dieser Verarbeitung, einschließlich Ihres Widerspruchsrechts, auf einer eigenen Seite: levinus-consulting.de/direktwerbung.

20. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die eingesetzten Systeme, Anbieter, Verarbeitungszwecke oder rechtlichen Anforderungen ändern.